BUDAYA ORGANISASI (Suatu Konsep Menuju Efektivitas Organisasi)

•          Manajemen akan mempengaruhi budaya.

•          Budaya akan mempengaruhi kemampuan perusahaan meraih keuntungan & sekaligus meraih citra.

•          Organisasi perlu untuk memiliki kepribadian.

•          Kepribadian organisasi yang juga disebut sebagai budaya organisasi harus diciptakan & dipertahankan sehingga dapat membantu keefektifan organisasi.

Budaya Organisasi

•          Pada hakikatnya, budaya organisasi memiliki nilai yang baik bagi kemajuan suatu organisasi.

•          Budaya organisasi merupakan salah satu perangkat manajemen untuk mencapai tujuan organisasi.

•          Budaya organisasi bukan merupakan cara yang mudah untuk memperoleh keberhasilan, dibutuhkan strategi yang dapat dimanfaatkan sebagai salah satu andalan daya saing organisasi.

•          Budaya organisasi merupakan sebuah konsep sebagai salah satu kunci keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

DEFINISI

•          Secara etimologis (asal usul kata), budaya organisasi terdiri dari dua kata : budaya & organisasi.

•          Organisasi merupakan suatu sistem yang mapan dari sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan & pembagian.

•          Pengertian budaya adalah suatu set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian & cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota organisasi & diterima oleh anggota baru.

•          BUDAYA ORGANISASI merupakan penerapan nilai-nilai dalam suatu masyarakat yang terkait, bekerja di bawah naungan suatu organisasi.

                (Duncan dalam Kasali, 1994: 108)

•          Terrence E Deal & Allan A. Kennedy : budaya organisasi (BO) merupakan nilai-nilai dominan yang diterapkan oleh suatu organisasi.

•          RT Pascale & AG Athos, BO merupakan falsafah yang menuntun kebijakan organisasi terhadap pegawai & pelanggan.

•          Marvin Bower, BO merupakan cara pekerjaan yang dilakukan di tempat tertentu.

•          Edgar H. Schein, BO merupakan asumsi & kepercayaan dasar yang terdapat di antara angota organisasi.

•          Linda Smirch, BO merupakan pola kepercayaan, simbol-simbol, ritual, mitos & praktis yang telah lama berjalan.

                (Semua dalam Robbins, 1990: 479)

A.B Susanto dalam bukunya BudayaPerusahaan

•          BUDAYA ORGANISASI yang berlandaskan pada definisi diatas tadi yaitu :

ü  nilai-nilai yang menjadi pegangan sumber daya manusia dalam menjalankan kewajibannya dan juga perilakunya dalam organisasi.

ü  Secara operasional BUDAYA ORGANISASI adalah suatu nilai-nilai yang menjadi pedoman sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi kedalam organisasi, sehingga masing-masing anggota organisasi harus bertindak dan berperilaku (Susanto, 1997 :3)

PEMBENTUKAN BUDAYA ORGANISASI

(Sutanto, 1997: 13)

1. 1.       Filsafat Pendiri Organisasi
2. 2.       Kriteria Seleksi
3. 3.       Sosialisasi
4. 4.       Manajemen Puncak
5. 5.       Budaya Organisasi

Penjelasan Pembentukan Budaya Organisasi

1.       Filsafat pendiri organisasi merupakan sumber utama sebuah budaya organisasi.

Artinya para pendiri organisasi secara tradisional mempunyai dampak yang penting dalam pembentukan budaya wal organisasi. Mereka memiliki visi & misi mengenai bagaimana bentuk organisasi tersebut seharusnya. (Robbins, 1990: 486)

Contoh, Ray Kroc dengan McDonald-nya. Sejak dirintis pada tahun 1955 sampai dengan abad 21 ini, pegawai McDonald seolah masih “diawasi” Kroc dengan prinsip-prinsip dasar organisasinya. Misalkan komitmen terhadap kualitas pelayanan, kebersihan & nilai. Juga penggunaan bumbu & peralatan yang baik, kebersihan kamar mandi, dan jangan kompromi. Inilah filosofi pendiri penjual hamburger, fries & shakes yang masih diikuti sbg pedoman manajemen.

2.       Seleksi untuk menentukan kriteria yang dianggap paling tepat untuk menjadi anggota organisasi. Ini merupakan kekuatan dalam mempertahankan budaya organisasi.

·         Tujuan utama dari proses seleksi adalah menemukan & mempekerjakan individu yg memiliki pengetahuan, kepandaian & kemampuan utk berprestasi dlm pekerjaan di dalam organisasi.

3.       Manajemen puncak à perilaku & tindakan mereka akan berpengaruh terhadap budaya organisasi.

·         Proses sosialisasi merupakan langkah yang tepat untuk mempertahankan budaya organisasi, terutama sosialisasi yang ditujukan bagi anggota baru.

·         Seluruh anggota organisasi seharusnya mengetahui & memahami mengenai terbentuknya budaya organisasi, pentingnya bagi kemajuan organisasi, termasuk bagi pengembangan dirinya.

•          Cara mempelajari Budaya Organisasi : dalam bentuk cerita, acara ritual, material & bahasa.

•          Cerita : penjelasan tentang sejarah berdirinya organisasi, ruang lingkup usaha, hubungan usaha dgn organisasi yang lain, orang-orang penting, dsb.

•          Acara ritual : penyerahan pemilihan & penghargaan bagi staf berprestasi, dsb.

•          Simbol material : pakaian khas pramugari, teller, satpam, dsb.

•          Inisiatif individual.

•          Toleransi terhadap tindakan beresiko.

•          Arah.

•          Integrasi.

•          Dukungan dari manajemen.

•          Kontrol.

•          Identitas.

•          Sistem imbalan.

•          Toleransi terhadap konflik.

•          Pola-pola komunikasi.

(Robbins, 1990: 480)

METODE KERJA / PROSES TAHAPAN KERJA PUBLIC RELATIONS

Proses Public Relations

• Menurut Cutlip and Center, proses kerja PR meliputi :
• Fact Finding : Mendefinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga.
• Planning : Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik
• Communicating : Dalam tahap ini PRO harus mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut.
• Evaluating : Tahap ini melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program, pengkomunikasian, sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi dari program tersebut.

METODE KERJA / PROSES TAHAPAN KERJA PUBLIC RELATIONS :

• Penelitian (Research)
• Perencanaan (Planning)
• Pengiatan (Action)
• Evaluasi (Evaluation)

Penelitian (Research)

• Tahapan pertama (fact finding) dalam memastikan informasi dan data mengenai organisasi, persoalan (problem) atau situasi, khalayak, serta sikap dan opini public.
• Segala keterangan harus diambil atau diperoleh selengkap mungkin. Berupa data faktual.
• Penelitian bisa dilakukan secara kualitatif & kuantitatif.

Perencanaan (Planning)

• Dari Tahap Penelitian meningkat ke tahap perencanaan. Pada tahap ini PRO melakukan Penyusunan masalah (problem).
• Selanjutnya dilakukan pemikiran sebuah konsep pemecahan masalah tersebut.
• kemudian dibuat sebuah perencanaan matang dalam menyelesaikan permasalahan tersebut.
• perencanaan termasuk waktu, kiat/cara yang dilakukan, bagaimana melakukannya, serta siapa pelakunya, termasuk anggaran dan target yang dibutuhkan.

Penggiatan (action)

• Tahapan kegiatan action dalam konteks tahapan proses PR adalah merupakan kegiatan komunikasi. Komunikasi antar persona, komunkasi kelompok dan komunikasi mass media.

Evaluasi (Evaluation)

• Evaluasi adalah tahap terakhir setelah tahapan penelitian, perencanaan dan action tersebut.
• Tujuan tahapan evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegitan PR tersebut benar-benar dilaksanakan menurut rencana bedasarkan penelitian atau tidak.
• evaluasi merupakan tahapan penilaian

LITERATUR :

·         Prof. Drs. Onong U Effendy,M.A, Human Relations dan Public Relations. Mandar Maju Bandung 1993.

·         Kustadi Suhandang. PUBLIC RELATIONS Perusahaan. Kajian Program Implementasi. Nuansa Bandung 2004.

TUGAS HUMAS BERHUBUNGAN DENGAN EXTERNAL PUBLIC

•      Bagi sebuah lembaga/perusahaan, hubungan dengan public luar merupakan suatu keharusan.

•      Pada intinya sebuah perusahaan juga memiliki ketergantungan dengan pihak lain.

•      Dengan adanya hubungan dengan pihak luar tersebut, tentunya akan banyak menimbulkan permasalahan. Salah satunya adalah KOMUNIKASI

TUGAS HUMAS/ PR KAITANNYA DENGAN MENJAWAB PERMASALAHAN EXTERNAL

1. Bagaimana memperluas pasar bagi produksinya.
2. Bagaimana memperkenalkan produknya
3. Bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari public/masyarakat
4. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pejabat, pemerintah , instansi terkait.
5. Bagaimana cara mengetahui sikap dan pendapat public terhadap perusahaan
6. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan opinion leader
7. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pemasok dan public lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
8. Problem lainnya yang menyangkut persoalan antara perusahaan dengan masyarakat yang ada di luar perusahaan, untuk mencapai rasa simpatik dan keercayaan dari public tersebut.

Banyak usaha yang perlu dikerjakan dalam external public relations, untuk memperoleh dukungan serta kesediaan public luar untuk bekerja sama dengan perusahaan tersebut

Untuk mecapai hal tersebut diperlukan hal-hal berikut ini :

Humas/PR harus mampu melakukan atau melaksanakan tindakan-tindakan berikut ini :

1. Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini public yang menanggapi kebijakan pimpinan perusahaan dalam meggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya.
2. Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan sehubungan dengan tujuan public relations, terutama dalam kegiatan perusahaan yang mendapat sorotan atau kritikan public
3. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif, agar public memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan
4. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf kearah efektif. Baik secara keseluruhan perusahaan maupun khusus di bagian PR
5. Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan public akan produk/barang yang dihasilkan perusahaan

KOMUNIKASI LANGSUNG DENGAN PIHAK PUBLIC DI LUAR PERUSAHAAN, DAPAT DILAKUKAN MELALUI :

1. Publisitas
2. Periklanan
3. Demonstrasi
4. Propaganda
5. Promosi penjualan
6. Pameran
7. Penerbitan Pamphlet/ brosur
8. Konfrensi pers
9. Penerbitan majalah
10. Open House
11. Usaha publisitas mengarah ke pengenalan, penerimaan dn simpati public luar terhadap perusahaan. Sehingga rasa kekeluargaan dan kesediaan hidup bersama serta kerja sama antara masyarakat dan perusahaan  dapat tercapai.

LITERATUR :

•      Prof. Drs. Onong U Effendy,M.A, Human Relations dan Public Relations. Mandar Maju Bandung 1993

•      Kustadi Suhandang. PUBLIC RELATIONS Perusahaan. Kajian Program Implementasi. Nuansa Bandung 2004

TUGAS & FUNGSI HUMAS

Berdasarkan 2 jenis public tugas Humas/PR adalah berkomunikasi ke

dalam dengan public intern dan ke luar dengan public extern.

¡  Internal PR

q  Hubungan Dengan Karyawan

q  Hubungan dengan Owner/Pemegang Saham/Pimpinan   

¡  External PR

q   Hubungan Dengan Pelanggan

q  Hubungan Dengan Kahalayak sekitar

q  Hubungan Dengan Pemerintah/Swasta.

q  Hubungan Dengan Pers (Press Relations)

Fungsi PR/Humas

Bertrand R. Canfield dalam Bukuhya Public

Relations, Principles and Problems

mengemukakan 3 fungsi Purel :

1.  Mengabdi Kepada Kepentingan Umum (It Should Serve The Public’s interest)
2. Memelihara komunikasi yang baik (Maintain godd Communications)
3. Menitik-beratkan moral dan tingkah-laku yang baik. (and stress good morals and manners)

Tugas Humas

¡  Bagaimana memelihara hubungan baik antara majikan atau pimpinan dengan buruh atau bawahan, pegawai dengan pegawai.

¡  Bagaimana mempertinggi produktifitas SDM yang ada di perusahaan tersebut.

¡  Bagaimana caranya menggerakkan pegawai agar memberikan pelayanan yang baik kepada public

¡  Bagaimana caranya mengadakan komunikasi yang teratur dan tepat guna antara intern perusahaan.

¡  Bagaimana mempertinggi kecakapan dan pengetahuan semua SDM yang ada di perusahaan itu.

¡  Bagaimana memberikan hiburan dan kesempatan untuk bersantai bagi buruh atau pegawai.

¡  Bagaimana usaha meningkatkan kebersihan, ketertiban serta keindahan bagi buruh atau pegawai.

¡  Bagaimana caranya mengintergrasikan keluarga ke dalam lingkungan perusahaan

¡  Bagaimana memelihara kesejahteraan pegawai atau usaha sendiri dll. Masalah yang timbul dalam perusahaan.

Inti Tugas Humas/ PR    

¡  Sinkronisasi (penyesuaian) antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dengan publik.

¡  Menciptakan hubungan yang HARMONIS yang baik antara badan atau perusahaan dengan publik.

LITERATUR :

¡  Prof. Drs. Onong U Effendy,M.A, Human Relations dan Public Relations. Mandar Maju Bandung 1993

¡  Kustadi Suhandang. PUBLIC RELATIONS Perusahaan. Kajian Program Implementasi. Nuansa Bandung 2004

                 

Pengertian Humas/Public Relations

ž  Sebelum menentukan definisi public relations kita harus melihat dahulu kajiannya secara etimologis. Public relations terdiri dari dua kata yaitu : PUBLIC & RELATIONS. Dalam bahasa Indonesia, kata PUBLIC berarti PUBLIK ATAU MASYARAKAT Dan RELATIONS adalah hubungan-hubungan.

ž  Jadi arti dari PUBLIC RELATIONS adalah hubungan-hubungan dengan public/masyarakat. (Kustadi Suhandang 2004 : 29).

Beberapa Pengertian/Definisi Tentang Humas/public relation tersebut

q  Definisi menurut (British) Institude of Public Relations (IPR) :

       “public relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan salaing pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”(jefkins-daniel yadin 2002 : 9)

q  Pengertian Humas oleh Scoott M. Cultip dan Andalden H. Centre dalam Bukunya yang berjudul “Effective Public Relations” menjelaskan bahwa :

       “Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap public mengidentifikasikan kebijaksanaan dengan tata cara organisasi demi kepentingan publiknya serta merencanakan suatu program kegiatan dan komunikasi untuk memperoleh pengertian dan dukungan publiknya”(Ruslan, 1999).

q  Public relations menurut Howard Bonham seorang Vice Chairman pada American National Red Cross yang berbunyi :

       ”Public Relations is the art of bringing about better public understanding which breeds greater public-confidence for any individual organization”

       Artinya :

       Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian public yang lebih baik sehingga dapat memperbesar kepercayaan public terhadap seseorang atau organisasi”(Kustadi Suhandang 2004 : 44)

q  pengertian Humas secara resmi dari IPRA (Internasional Public Relations Association) adalah :

       “fungsi menajemen yang khas mendukung pembinaan dan pemeliharaan jalus bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama”(Arifin,1998).

Definisi Humas menurut Dr. Rex Harlow

ž  Definisi HUmas menurut Dr. Rex Harlow adalah

       “fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menghadapi opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatan perubahan secara efektif, bertindak sebagai system peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian secara teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama”.

ž  Menurut Onong Uchjana Effendy,

       “Humas adalah komunikasi dua arah dalam organisasi dengan public secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama”.

ž  Public Relations merupakan fungsi manejemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya

ž  Meskipun ada perbedaan dalam penekanan pada unsur-unsur pokoknya dalam setiap definisi Public Relations/ Humas (hubungan masyarakat) tersebut diatas yakni baik batasan pengertian humas dari Dr. REX Harlow dan Prof Marston, maupun dari The Statement Of Mexico, kalau diperhatikan definisi humas tersebut banyak kesamaannya yaitu unsur-unsur utamanya yang menyangkut antara lain :

Ø  Fungsi manajemen yang melekat menggunakan penelitian dari perencanaan yang mengikuti standar-standar etis.

Ø  Suatu proses yang mencakupi hubungan timbal balik antara organisasi dengan publiknya.

Ø  Analisis dan evaluasi melalui penelitian lapangan terhadap sikap, opini dan kecenderungan sosial, serta mengkomunikasikannya kepada pihak manajemen/pimpinan.

Ø  Konseling manajemen agar dapat dipastikan bahwa kebijaksanaan tata cara kegiatan dapat dipertanggungjawabkandemi secara sosial dalam konteks demi kepentingan bersama bagi kedua belah pihak.

Ø  Pelaksanaan atau menindaklanjuti program aktivitas yang terencana, mengkomunikasikan dan mengevaluasi.

Ø  Perencanaan dengan itikad yang baik, saling pengertian dan penerimaan dari pihak publiknya (internal dan eksternal) sebagai hasil akhir dari aktivitas public relations/ humas.

keterangan :

       Jadi keenam unsur utama tersebut diatas menunjukkan adanya hubungan kait mengait secara holistic yang merupakan proses berkesinambungan dalm fungsional PR/Humas yang melekat dengan manajemen organisasi dalam upaya mencapai tujuan dan sasaran utama badan usaha/organisasi.

Literatur :

¡  Prof. Drs. Onong U Effendy,M.A, Human Relations dan Public Relations. Mandar Maju Bandung 1993

¡  Kustadi Suhandang. PUBLIC RELATIONS Perusahaan. Kajian Program Implementasi. Nuansa Bandung 2004